Un poste administratif interne coûte beaucoup plus que son salaire brut, mais le surcoût n'est pas celui qu'on croit. En 2026, la règle des « charges à quarante pour cent » est fausse dans les deux sens : bien trop élevée au niveau du SMIC et sous-estimée sur les postes mieux payés.
La question revient à chaque rendez-vous : est-ce que je recrute quelqu'un à l'administratif ou est-ce que je délègue ? La plupart des comparaisons qu'on trouve en ligne opposent un salaire mensuel à un tarif horaire. C'est une comparaison qui ne veut rien dire, parce qu'elle ignore la moitié des lignes. Voici le calcul complet, avec les chiffres officiels de 2026 et, quand un chiffre n'existe pas, le fait de le dire.
Le salaire, c'est le point de départ, pas le coût
Commençons par le plancher. Depuis le 1er juin 2026, le SMIC mensuel brut est de 1 867,02 € pour 35 heures, soit 12,31 € de l'heure. C'est la deuxième revalorisation de l'année, après celle du 1er janvier qui l'avait porté à 1 823,03 €.
Pour un poste administratif, le marché se situe au-dessus. Il n'existe pas de statistique publique au niveau de ce métier précis, et je préfère le dire plutôt que d'inventer un chiffre. Le repère le plus proche est la catégorie « employés » de l'INSEE : 1 941 € net mensuel en moyenne dans le secteur privé en 2024, pour un temps plein. En brut, cela situe un poste administratif quelque part entre le SMIC et 2 400 € selon l'expérience, la région et la convention collective applicable.
Ce qu'on ne trouvera pas dans cet article
Aucune source publique française, ni l'INSEE, ni la DARES, ni l'APEC, ne publie de coût moyen d'un recrutement. Les montants qui circulent, de 3 000 à 10 000 €, viennent tous de blogs d'éditeurs de logiciels sans méthode publiée. Nous ne les reprendrons pas. Le coût de votre recrutement se calcule sur vos propres postes : le temps que vous y passez, le prix des annonces et les semaines de montée en compétence.
Les cotisations patronales : la règle a changé au 1er janvier 2026
C'est le point que la plupart des articles n'ont pas encore intégré. Depuis le 1er janvier 2026, la réduction générale de cotisations, que tout le monde appelait encore la réduction Fillon, a fusionné avec les taux réduits de maladie et d'allocations familiales dans un dispositif unique : la réduction générale dégressive unique, la RGDU.
Trois conséquences concrètes pour une TPE.
- Les taux réduits de maladie et d'allocations familiales sont supprimés. On applique désormais les taux pleins : 13,00 % pour la maladie, 5,25 % pour les allocations familiales.
- La réduction s'éteint à 3 SMIC, contre 1,6 SMIC auparavant. Beaucoup plus de postes administratifs sont donc concernés qu'avant.
- Pour une entreprise de moins de 50 salariés, le coefficient maximal de réduction est de 0,3981, avec un plancher de 2 % maintenu jusqu'à 3 SMIC.
Un détail technique a son importance pratique : pour le calcul de la réduction en 2026, la valeur du SMIC retenue reste celle du 1er janvier, soit 1 823,03 €. La revalorisation de juin n'est pas prise en compte. Autrement dit, un salarié payé au SMIC réel ne bénéficie plus tout à fait du coefficient maximal.
Ce qu'il faut en retenir n'est pas un taux, c'est une pente. Le taux de cotisations patronales réellement supporté est très bas au niveau du SMIC et monte vite ensuite. Entre un poste au SMIC et un poste à 2 500 €, le salaire progresse d'environ un tiers, mais le coût employeur progresse beaucoup plus. C'est la mécanique qui surprend les dirigeants au moment de la première augmentation.
Le bon réflexe avant de décider
Ne vous fiez à aucun taux lu dans un article, celui-ci compris. L'URSSAF met à disposition un simulateur officiel de cotisations employeur qui applique votre effectif, votre rémunération et votre taux d'accident du travail réel, celui que la Carsat vous notifie individuellement. Le résultat est le seul qui engage quelque chose.
Les lignes que personne ne compte
Le coût employeur, ce n'est pas seulement le brut et les cotisations. Voici ce qui s'y ajoute et qui n'apparaît jamais dans les comparatifs.
| Poste | Ce que dit la règle |
|---|---|
| Congés payés | 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables par an, c'est-à-dire 25 jours ouvrés payés et non travaillés. |
| Jours fériés | 11 jours fériés légaux en métropole. En 2026, 9 d'entre eux tombent un jour de semaine. |
| Absences | Le taux d'absentéisme du secteur privé était de 4,3 % en 2025 selon Malakoff Humanis et de 4,98 % selon l'observatoire Ipsos BVA. Sur une année, cela représente une dizaine de jours payés et non travaillés. |
| Mutuelle | La complémentaire santé collective est obligatoire et l'employeur en prend au moins 50 % à sa charge, dès le premier jour du premier salarié. |
| Médecine du travail | L'adhésion à un service de prévention et de santé au travail est obligatoire, et les dépenses sont intégralement à la charge de l'employeur. |
| Poste de travail | Bureau, ordinateur, licences logicielles, téléphonie. Rarement chiffré, jamais nul. |
Mettons ces jours bout à bout. L'année 2026 compte 261 jours ouvrés. Retirez 25 jours de congés payés et les 9 jours fériés qui tombent en semaine : il reste 227 jours réellement travaillables, avant le moindre arrêt maladie ou jour de formation. Environ treize pour cent du calendrier ouvré est payé sans être travaillé, et cela avant même de parler d'absentéisme.
C'est ce chiffre, et non le salaire, qu'il faut mettre en face d'un volume de jours externalisé. Parce qu'un prestataire n'est payé que sur les jours où il travaille.
La question honnête : à partir de quand faut-il recruter ?
Externaliser n'est pas la bonne réponse dans tous les cas, et un article qui prétendrait le contraire ne mériterait pas votre confiance. Trois situations font clairement pencher vers le recrutement.
- Le volume est plein et stable. Si le besoin occupe réellement cinq jours par semaine toute l'année, sans creux, l'interne redevient économiquement cohérent.
- Le poste exige une présence physique permanente, un accueil, une manipulation quotidienne de documents papier ou de stocks.
- Le savoir constitue un avantage concurrentiel que vous voulez garder à l'intérieur.
À l'inverse, tant que le besoin fluctue, tant qu'il est inférieur à un temps plein ou tant que vous ne pouvez pas encore garantir la charge sur douze mois, payer cinq jours pour en utiliser trois revient à financer les semaines creuses. Le calcul ci-dessus sert précisément à savoir où vous vous situez.
Sources
SMIC au 1er juin 2026 : Service-Public.fr, fiche F2300. Réduction générale dégressive unique et taux de cotisations 2026 : URSSAF. Salaires du secteur privé en 2024 : INSEE Première n° 2079. Congés payés : Service-Public.fr, fiche F2258. Jours fériés : Service-Public.fr, fiche F2405. Absentéisme 2025 : étude Malakoff Humanis 2026 et Observatoire de la performance sociale, Ipsos BVA. Complémentaire santé obligatoire : Service-Public Entreprendre, fiche F33754. Le décompte des 227 jours travaillables en 2026 est un calcul de calendrier, reproductible à partir des sources ci-dessus.
Questions fréquentes
Les charges patronales représentent-elles 42 % du salaire brut ?
C'est le total des taux avant toute réduction. Dans les faits, une entreprise de moins de 50 salariés bénéficie de la réduction générale dégressive unique, qui s'applique jusqu'à 3 SMIC. Le taux réellement supporté est donc bien plus bas près du SMIC et il remonte progressivement à mesure que le salaire augmente.
Combien de jours un salarié travaille-t-il réellement dans l'année ?
En 2026, 261 jours ouvrés, moins 25 jours ouvrés de congés payés et 9 jours fériés tombant en semaine, soit 227 jours travaillables. Les absences pour maladie viennent ensuite réduire ce total.
La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ?
Oui. La complémentaire santé collective bénéficie à tous les salariés sans condition d'ancienneté, donc dès le premier jour. L'employeur en finance au minimum la moitié.
Comment obtenir un chiffre fiable pour mon cas ?
Par le simulateur de cotisations employeur de l'URSSAF, qui tient compte de votre effectif, de la rémunération envisagée et de votre taux d'accident du travail notifié par la Carsat. Votre expert-comptable peut également vous l'établir.
Vous hésitez entre recruter et déléguer ?
Le rendez-vous audit sert exactement à ça : poser votre volume réel et voir ce qui est cohérent pour vous. Il est gratuit et sans engagement.