Le problème d'une première embauche n'est pas la liste des formalités, elle est publique. C'est leur ordre et leurs délais, qui n'ont pas le même point de départ : certains courent avant l'embauche, d'autres à partir de la prise de poste effective, d'autres à partir de la première paie.
Commençons par deux affirmations qu'on lit partout et qui sont fausses. Elles reviennent dans une majorité d'articles sur le sujet, y compris sur des sites sérieux qui ne les ont pas mises à jour.
Deux erreurs très répandues
« La DPAE se fait dans les huit jours suivant l'embauche. » Non. Elle se
fait au plus tôt dans les huit jours qui précèdent l'embauche et obligatoirement avant la prise de
fonction. Après, c'est une infraction, pas un retard.
« Il faut adhérer à une caisse de retraite complémentaire dans les trois mois. » Cette
obligation déclarative n'existe plus. L'adhésion à l'Agirc-Arrco est automatique et déclenchée par votre
première déclaration sociale nominative. Vous n'avez aucune démarche à faire.
Avant l'embauche
Adhérer à un service de prévention et de santé au travail
Aucun délai chiffré n'est fixé par le code du travail, mais il faut le faire avant : la déclaration préalable à l'embauche vous demandera de renseigner le service dont vous dépendez. Pour une TPE, c'est un service interentreprises. Les dépenses sont intégralement à la charge de l'employeur.
Mettre en place la complémentaire santé collective
Elle est obligatoire et bénéficie à tous les salariés sans condition d'ancienneté, donc dès le premier jour. Vérifiez d'abord votre convention collective, qui impose parfois un organisme ou des garanties minimales. À défaut d'accord, la mise en place se fait par décision unilatérale de l'employeur. Vous en financez au minimum la moitié.
La visite médicale, dans certains cas seulement
Si le poste est à risques particuliers ou si le salarié est mineur ou travailleur de nuit, l'examen médical a lieu avant l'affectation au poste, pas après. Pour un poste administratif classique, ce n'est pas le cas, et la visite intervient plus tard.
Entre huit jours et un jour avant l'embauche
La déclaration préalable à l'embauche
C'est la pièce maîtresse. Elle se dépose auprès de l'URSSAF, au plus tôt dans les huit jours qui précèdent la date prévisible de l'embauche et impérativement avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai. S'il s'agit de votre premier salarié, elle se fait sur le portail dédié de l'URSSAF.
Cette seule déclaration déclenche cinq choses : votre immatriculation comme employeur à l'URSSAF, l'immatriculation du salarié à la CPAM, votre affiliation à l'assurance chômage, la demande d'adhésion au service de santé au travail et la demande d'examen médical d'embauche.
L'oublier n'est pas une négligence administrative. L'absence intentionnelle de DPAE constitue le délit de travail dissimulé.
Le jour de l'embauche
- Le registre unique du personnel. Les mentions sont portées au moment de l'embauche, de façon indélébile et dans l'ordre des embauches. Il n'y a pas de délai de grâce. L'absence de registre ou de mentions obligatoires est sanctionnée par une amende pouvant aller jusqu'à 750 € par salarié concerné.
- Les affichages obligatoires. Coordonnées de l'inspection du travail et du médecin du travail, numéro du Défenseur des droits, services de secours, consignes de sécurité, horaires collectifs, interdiction de fumer et de vapoter, conditions d'accès au document unique d'évaluation des risques.
- Le document unique d'évaluation des risques professionnels doit exister dès le premier salarié.
Un démarchage à connaître
Des sociétés contactent les TPE qui viennent d'embaucher pour leur vendre des « panneaux d'affichage obligatoire » à plusieurs centaines d'euros, parfois en se faisant passer pour une administration. Aucun achat n'est requis. Vous pouvez imprimer ces informations vous-même.
Les jours qui suivent
| Échéance | Ce qui est dû |
|---|---|
| J+2 ouvrables | Transmission du contrat écrit, s'il s'agit d'un CDD. L'absence d'écrit entraîne la requalification en CDI. |
| J+7 calendaires | Remise des informations écrites principales sur la relation de travail : identité des parties, lieu de travail, intitulé du poste, date d'embauche, période d'essai, rémunération et sa périodicité, durée du travail. |
| J+1 mois | Remise des informations complémentaires : droit à la formation, congés payés, procédure applicable en cas de rupture. |
| J+3 mois | Visite d'information et de prévention, à compter de la prise effective du poste. |
| Le 15 du mois suivant la première paie | Première déclaration sociale nominative. C'est elle qui déclenche votre adhésion automatique à l'Agirc-Arrco. |
Le délai de sept jours est probablement le moins connu de la liste. Il découle de l'article L1221-5-1 du code du travail, issu de la transposition d'une directive européenne et il s'applique y compris en CDI, alors même qu'un CDI à temps plein n'a pas d'obligation légale générale d'écrit. Beaucoup d'employeurs le découvrent après coup.
Et les aides à l'embauche ?
Autant le dire nettement : il n'existe en 2026 aucune aide spécifiquement dédiée à l'embauche du premier salarié. L'aide TPE première embauche de 4 000 € a disparu depuis des années, et les emplois francs ont pris fin pour les contrats signés après le 31 décembre 2024. Bpifrance Création l'écrit noir sur blanc dans son tableau récapitulatif.
Ce dont vous bénéficiez réellement, c'est la réduction générale dégressive unique, entrée en vigueur au 1er janvier 2026, qui allège vos cotisations patronales de façon dégressive jusqu'à 3 SMIC. Elle s'applique automatiquement, sans démarche. Des aides ciblées existent par ailleurs pour l'apprentissage, le recrutement d'un travailleur handicapé ou le contrat de professionnalisation.
Le raccourci qui simplifie tout
Pour une première embauche, le Titre emploi service entreprise de l'URSSAF permet de gérer la paie et les déclarations sans logiciel dédié. À noter aussi, en cas de premier oubli ou retard de déclaration, l'URSSAF n'applique pas de majoration de retard.
Sources
Déclaration préalable à l'embauche : URSSAF et article R1221-4 du code du travail. Informations écrites sur la relation de travail : article L1221-5-1. Registre unique du personnel : Service-Public Entreprendre, fiche F1784. Visite d'information et de prévention : articles R4624-10 et R4624-18. Complémentaire santé : fiche F33754. Affichages obligatoires : Code du travail numérique. DSN et Agirc-Arrco : URSSAF et Agirc-Arrco. Aides à l'embauche : Service-Public Entreprendre et Bpifrance Création.
Cet article décrit l'état du droit au 18 septembre 2026. Votre convention collective peut ajouter des obligations, notamment l'écrit obligatoire du contrat et des garanties de prévoyance. Vérifiez-la.
Questions fréquentes
La DPAE se fait-elle avant ou après l'embauche ?
Avant, obligatoirement. Au plus tôt dans les huit jours qui précèdent la date prévue et au plus tard avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai.
Un CDI doit-il être écrit ?
Il n'y a pas d'obligation légale générale d'écrit pour un CDI à temps plein, mais votre convention collective l'impose très souvent, et le temps partiel doit être écrit. Dans tous les cas, les informations écrites sur la relation de travail sont dues sous sept jours calendaires.
Quand a lieu la visite médicale d'embauche ?
Dans les trois mois suivant la prise effective du poste pour un poste administratif classique. Avant l'affectation pour un poste à risques particuliers, un salarié mineur ou un travailleur de nuit.
Existe-t-il une prime pour l'embauche du premier salarié ?
Non, aucune en 2026. Les dispositifs de 4 000 € que l'on trouve encore en ligne sont éteints depuis plusieurs années. En revanche, la réduction générale dégressive unique allège vos cotisations automatiquement.
Faut-il adhérer soi-même à une caisse de retraite complémentaire ?
Non. L'adhésion à l'Agirc-Arrco est automatique, déclenchée par votre première déclaration sociale nominative. Vous recevez ensuite un certificat d'adhésion.
Votre première embauche mérite des fondations propres.
Contrat, DPAE, mutuelle, médecine du travail, registre : nous posons tout, dans l'ordre, dès le départ. Le rendez-vous audit est gratuit.